El Zen del Kaizen
Guía de Bolsillo para entender Toyota
Jose Berengueres
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ÍNDICE
Antes de empezar
I. Cómo hace Kaizen Toyota
1. Poka-Yoke: El Arte de hacerlo fácil
2. Ventajas de la Gestión Visual
3. La Automatización Inteligente: jidouka
4. Kaizen: La Mejora Continua y las 5S
5. ¿Cómo empezar Kaizen en mi empresa?
6. Ejemplo de Kaizen en Denso Corp.
7. Cómo incrementar los beneficios y los 7 Derroches
II. Breve Historia de Toyota (La essencia)
1. Origen
2. De Samurai a Salaryman
3. El Telar de Mama
4. Del Telar al Automóvil
Antes de empezar
La aplicación del conjunto de Técnicas que constituye lo que ha dado en llamarse Sistema de Producción Toyota (también abreviado en inglés como TPS) no se limita hoy en día a su entorno original (la línea de producción), sino que en Japón se aplica en oficinas y departamentos enteros no necesariamente relacionados con operaciones de producción. Esta popularización viene respaldada por el visible éxito económico que su aplicación durante seis décadas ha tenido en el grupo Toyota. Ha devenido por tanto una herramienta que el directivo de hoy ha de conocer. Sin embargo Toyota es una empresa eminentemente japonesa y esto plantea varias dificultades a la hora de implementar la manera de hacer Toyota en organizaciones fuera de Japón: Una de ellas es cómo enseñar la filosofía Toyota a personas no-japonesas. Otras dificultades típicas son:
1. Las barreras Culturales.
2. La idiosincrasia diferente.
3. La falta de contexto.
A pesar de ello, el Sistema de Producción Toyota sigue siendo una fascinante herramienta que permite, como aquel que dice, crear riqueza de la nada. En este texto, que es fruto de numerosas visitas a factorías del grupo, explicaremos las técnicas básicas que Toyota para la mejora contínua de sus procesos productivos (kaizen).
Tanto si es usted directivo de una pequeña empresa como si esta a cargo de la cocina de su casa, usted puede beneficiarse de la experiencia que Toyota ha acumulado en producción de automóviles y que ha convertido a Toyota en una de las empresas más valiosas de la historia: Los secretos para hacer que su negocio: *Brille*. Cómo mejorar la calidad de forma natural y cómo tener a sus empleados motivados. Pruébelo. Sus empleados serán más felices, sus accionistas también.
Jose Berengueres
Tokyo Institute of Technology
Primavera 2007
Escola del Treball
Invierno 2009
I. Cómo hace Kaizen Toyota
1. Poka-Yoke: El Arte de hacerlo fácil
Tajetas SIM (1987): un diseño poka-yoke. El chanfran en la tarjeta rompe la simetria que puede llevar a confusiones. Cortesía de Nokia.
Un diseño no poka-yoke (desde 1958) ¿Cómo cambiaria usted el diseño de la tarjeta visa para evitar las comunes fallos al equivocarse de lado de banda magnética? Viñeta cortesía de H. McLenore.
¿Qué es poka-yoke? Poka-yoke se traduce en inglés por proofing que significa 'a prueba de error' (fail safe). De hecho, la palabra original japonesa se podría traducir como "seguro a prueba de bombas". A pesar de que poka-yoke es, hoy en día, uno de los preceptos menos conocidos de TPS, fue uno de los primeros en emerger. Poka-yoke conecta directamente con el momento estelar en que Sakichi Toyoda crea un telar automático para liberar a su madre del tedio del telar manual.
Motivación del Pokayoke.
Cuando el telar automático, que era propulsado normalmente por fuerza hidráulica, se populariza en Japón, surge un pequeño pero molesto inconveniente: si durante el tejido de una tela un solo hilo se rompía pero la máquina seguía tejiendo, el resultado era una tela con un defecto. Nadie quiere comprar telas con defectos. Por otro lado, reparar el defecto de una tela a medio tejer era y es complicado y costoso. (Además, por lo visto, los hilos de aquella época se rompían bastante a menudo). Así pues, era preciso un operario delante de cada telar para monitorizar constantemente si algún hilo se rompía. Cuando tal cosa sucedía, el operario paraba el telar y, tras una pequeña operación, el telar se ponía de nuevo en marcha como si nada hubiese pasado. Sakichi (o algún otro en la Compañía de Telares Automáticos, no esta claro) inventó un simple mecanismo por el que cada hilo sostenía un pequeño peso ligado a una palanca que paraba el telar en caso de que el hilo se rompiera. Es decir, un mecanismo de parada automática (o fail safe). Gracias a este mecanismo ahora era posible que un solo operario controlase veinte telares simultáneamente, en vez de los uno o dos que, hasta el momento, como máximo había sido rendible supervisar. Esto suponía un aumento por 10 de la productividad. (Como hecho anecdótico, aplicando la teoría de colas, el factor 10 nos indica que el tiempo medio entre dos roturas de un hilo dividido por 10 era aproximadamente igual al tiempo requerido para reiniciar un telar en aquella época). Lo importante de poka-yoke no es que el patrón pudiera ahora despedir a 9 operarios, sino que 9 operarios quedaban efectivamente liberados para tareas más productivas y humanas (de mayor valor añadido), por ejemplo, pensar como mejorar otro aspecto del telar.
Toyota ahorra mucho aplicando poka-yoke aqui y allá.
2. La Gestión Visual
La Gestión Visual o visualización (mieruka en japones) minimiza fricciones porque esta libre de connotaciones verbales.
La visualización es una herramienta muy potente porque ayuda a expresar escenarios, datos etc... en un lenguaje que el celebro humano es especialmente potente al procesar: el lenguaje visual. (ver Andon). Visual Management (VM) es una rama dedicada a visualizar todo tipo de señales, estados y datos en un entorno de producción con el objetivo de mejorar y hacer más fácil y efectivo el management.
Ejemplo de Gestión Visual: caso Roland
Por ejemplo, en una celda de producción de impresoras de gran formato un operario debe ensamblar el solo una extensa variedad de modelos de impresora que conllevan múltiples componentes y diferentes operaciones de ensamblaje de las cuales es difícil recordar el orden y las piezas. Como solventar este problema sin desperdiciar valioso tiempo enseñando al operario como se ensambla uno por uno todo y cada una de las impresoras? Si no se instruye al operario en cada modelo de impresora hay el riesgo de que se ensamble alguna mal pero si se instruye al operario exaustivamente no será productivo durante meses. Una empresa que ha solventado este dilema es Roland. En su celda de producción de Roland hay delante de las narices del operario un monitor plano. Cuando el operario instala un componente, el monitor visiona en una pequeña animación 3D que indica como se instala el siguiente componente. Este sistema de Roland tuvo un sonado éxito reportado ampliamente en prensa epitomiza una de las cosas que en Toyota saben bien: Un manual de instrucciones dentro de un archivador se convierte en un peso muerto: muda. En las cadenas de montaje de Toyota podemos ver papeles y documentos colgando de parabrisas con instrucciones concretas sobre el vehículo que más y más están siendo sustituidos por identificadores por radiofrecuencia colocados en el techo del coche y que se retiran una vez se han ensamblado todos los componentes.
3. La Automatización Inteligente: jidouka
Posteriormente poka-yoke evoluciona a lo que hoy es jidouka: jidouka es una palabra compuesta de tres kanjis que en japonés significa 'automatización'.
Ji (auto) + Dou (movimiento) + Ka (transformación) = Automatización
Sin embargo, Kiichiro escribió el kanji de movimiento añadiendo el radical de "hombre". Al hacer esto, el kanji de movimiento se transforma en un kanji distinto que en Japón significa trabajo: un hombre en movimiento. Es decir automatizar el trabajo humano o automatización con un toque humano. Todo esto con el objetivo de mejorar la vida de los operarios. Algunos expertos traducen este concepto como 'autonomización': Autonomizar (liberar) al hombre de un trabajo automatizable. La palabra que se invento Sakichi Toyoda:
Ji (auto) + Dou (trabajo) + Ka (transformación) = Autonomización
4. Kaizen: La Mejora Continua
- ¡Qué interesante el trabajo de kaizen en una fábrica! No?
- Mira hijo, lo duro no es el kaizen sino hacer kaizen CADA dia. Y eso requiere disciplina.
Una conversación con el presidente de Denso Barcelona en verano de 2007
Kaizen es una palabra que significa mejora contínua. Hay muchas maneras de mejorar un servicio, oficina o fábrica. La más fácil suele ser preguntar a los usuarios de las mismas. Herramientas reconocidas para generar ideas son concursos de ideas, brainstorming y sesiones a la de Bonno. Pero el problema no son las ideas en sí sino la implementación, que suele requerir de disciplina. Kaizen y 5S puede ayudarnos a ello del mismo modo que El método de los siete sombreros ayuda a generar ideas proveyendo un marco (setting) que libera a los individuos de las inhibiciones sociales que normalmente hacen que soluciones geniales queden bloqueadas en el fondo de los cerebros. (un terrible derroche de recursos). En este sentido 5S y los métodos del Sr. de Bonno son fundamentalmente idénticos De Bonno desbloquea ideas, 5S desbloquea implementaciones.
Orígenes históricos
Como hemos dicho 5S no son ideas made in Toyota, son ideas made in Japan y usadas a lo largo y ancho del paisaje industrial. Así pues, aunque 5S no es originario de Toyota si es una parte integral de TPS. Como hemos dicho en la sección anterior 5S es un conjunto de herramientas que desbloquean la mejora (kaizen) en el entorno de trabajo proveyendo a los empleados de un contexto en el que las inhibiciones sociales comúnmente presentes que bloquean kaizen se neutralizan en virtud de 5S. Los orígenes de 5S son de la época llamada de "rápido crecimiento" (kousokuseichou) que culmina con las Olimpiadas de Tokyo '64. Es en esta época (1955-1970) cuando muchas empresas empiezan implantar 5S en su seno ante la necesidad adaptar los métodos de producción a la época de alto crecimiento. 5S es hoy en día popular entre muchas empresas. Empresas conocidas por usar 5S son: Matsushita denki, Mitsubishi denki, Aisin, Denso, INAX (sanitarios), Duskin (limpieza). Dependiendo de la empresa 5S toma la forma de 4S, o 6S. Como en Itsutsu no Naze una precondición para el éxito de 5S es la disciplina.
5S explicado
El objetivo de 5S no es más que aumentar el beneficio. (Un objetivo honorable en Asia porque se considera que una empresa que tiene más beneficios contribuye más impuestos a la sociedad). La manera de incrementar el beneficio es de la aplicación de preceptos para hacer kaizen sobre la:
Calidad total
Coste de producción
Tiempos de entrega
Seguridad laboral
Moral de los empleados
A través de 5 reglas de comportamiento:
Seiri - Reorganizar el trabajo
Seiton - Tener todo ordenadito
Seiso - Limpio (como los chorros del oro)
Seiketsu - Mantener (hacer el cambio sostenible)
Shitsuke - Disciplina (hacer empleados que sigan la reglas)
La clave detrás de toda iniciativa 5S - kaizen es: Confiar en el sentido común de los empleados para que ellos mismos (por consenso) decidan como mejorar su propio trabajo.
Hay tres reglas de oro para que una iniciativa kaizen/5S llegue a buen puerto :
Cuando hay una actividad 5S (como una reunión) todos los empleados del jefe al último de la fila son iguales.
Las cosas que se deciden entre todos (por ej. Una nueva regla) son sagradas y deben seguirse por lo que se requiere de empleados que entiendan la importancia de seguir las reglas.
Del mismo modo que las cajas fuertes mantienen a los hombres honrados. Una vez un comité kaizen propone una idea y esta se decide implementar es necesario implementar también un control sistemático y periódico para saber como se implementa en realidad la idea y si los efectos son los previstos o no.
1. Seiri
Sei (ordenar) Ri (lógicamente) = (reordenación, reajuste) Seiri debería ser la primera de las 5 S en examinarse. Si no puede hacer Seiri no podrá con ninguna de las demás. Seiri esta relacionado con el concepto de muda. Definición - Seiri consiste en distinguir estrictamente las cosas que ahora se necesitan de las que no. Ahora significa, el momento dado de una tarea, operación, proyecto. De este modo se simplifica el entorno de trabajo, es más fácil moverse, las cosas se encuentran antes, es más difícil equivocarse y sube la productividad. Al hacer un seiri sobre herramientas, por ejemplo, siempre habrá resistencias. Siempre habrá quién diga que ésta o tal herramienta de vez en cuando se usa. (Acepte la resistencia como algo humano). Ejemplo de seiri Honda, en contraposición a Toyota tiene un sistema de producción muy diferente al flujo de modelos mezclados en la misma línea. Supongamos que una línea de montaje de Honda tiene encomendado producir dos modelos distintos: 300 Civics y 200 CRVs. En Toyota una línea de Toyota veríamos que más o menos cada 3 Civics van seguidos de 2 CRV. En Honda primero se producen los Civics de una tirada y luego los CRV de otra tirada. El montaje en las dos empresas es básicamente similar. Operarios a ambos lados de la línea de montaje van cogiendo componentes de raks paralelos a la línea y los montan en los vehículos que van avanzando. En Honda cuando se cambia (el llamado changeover) de CRV a Civic algo espectacular pasa: los empleados empujan a parte los racks componentes exclusivos de CRV y se acercan los racks de componentes exclusivos de Civic: Todo un ejemplo de Seiri (aunque no comulga con el precepto mini-lote de Toyota). Por supuesto, en Denso un proveedor de Honda, creen que esto que hace Honda (producción en grandes lotes) es una locura y además se asombran de que los pedidos que les hace Honda son siempre espaciados en el tiempo pero de gran número. (Los pedidos de Toyota son siempre más pequeños y frecuentes en el tiempo: minilote multiproducto).
-Se puede aprender mucho en una empresa como Denso porque suministramos a empresas de caracteres muy diferentes - Kenji Kurihara, Seisan Kanribu 1, Denso.
2. Seiton
Sei (ordenar) Ton (diligentemente)= (ordenadito y lindo)
Seiton (clasificar) es la segunda S. Significa acabar con la desidia, desorden, caos y dejadez.
Definición - Seiton significa tener el entorno de trabajo ordenadito (etiquetado...etc) de modo que cualquiera que necesite de algo (por ejemplo, una herramienta) no derroche tiempo en buscarla.
3. Seiso
Sei (puro) So (frotar)= (limpiar)
Seiso (limpiar). Aquellas medias encaminadas a prevenir/evitar ensuciar, lo sucio, la generación innecesaria de residuos y/o su esparcimiento.
Definición - Seiso significa tener el entorno de trabajo lindo como los chorros de oro. Siempre. Una medida típica seiso puede consistir en poner un aspirador acoplado a una sierra eléctrica de modo que las virutas se capturen automáticamente. En Japón siempre ha sido muy costoso deshacerse de residuos incluso a nivel doméstico. Tirar un electrodoméstico cuesta 9 euros. Hay que separar residuos orgánicos (lunes y jueves), de plásticos (miércoles) y papel, cartón, vidrio y latas (viernes). Así pues los deshechos orgánicos, solamente se pueden tirar dos predeterminados días a la semana y durante la mañana antes de las 9 horas. (En Japón no hay contenedores). Personalmente me estresa esta situación y siempre intento comer fuera a fin de ahorrarme el engorro de perder tiempo mental gestionando residuos. No es una anécdota fuera de lo común que una abuela del vecindario revuelva entre bolsas de basura y descubra que algún vecino (normalmente extranjero) se ha equivocado de día. (The Japan Times 2006) Hay mucho peer-presure sobre la basura a nivel de vecindad/civismo.
4.Seiketsu
Sei (puro) Ketsu (derecho,galante)= (mantener limpio de impurezas)
Seiketsu (Standarizar/ Mantener) es la cuarta S. Significa hacer que los cambios de las 3 S anteriores se mantengan y no un episodio pasajero. Es decir seiketsu = sostenibilidad.
Definición - Seiketsu hacer que las cambios 3S pasen de simple cambio a pegarse (kutsuku) en la mentalidad de los empleados.
Shitsuke
5. Shitsuke (Disciplina/ Imponer) es la quinta y última S. Significa crear una cultura dónde se respeten las propias reglas porque se entiende su importancia.
Definición - Shitsuke las cosas (reglas, maneras de hacer) que los propios empleados han decidido, deben suceder tal y como se ha decidido, sin falta.
En la siguiente sección le explicamos como iniciar un movimiento kaizen en su empresa o entorno de trabajo.
5. ¿Cómo empezar Kaizen en mi empresa?
Muy fácil: Empieze por Organizar un comité Kaizen. La manera más estándar de iniciar actividades 5S es a través de la creación de un comité kaizen.
1. Elija un jefe del comité. En cada unidad de producción/sección elija a dos personas para ser responsables (el primero será el responsable principal y el segundo el suplente en caso de que el responsable principal no este algún día). Lo normal es elegir al jefe de sección como responsable. Es buena idea incluir a mujeres en el comité, las mujeres acostumbran a hacer un mejor trabajo que los hombres como miembros de un comité kaizen ya que tienen un ojo más crítico a la hora de examinar actividades.